Planiranje kompanijskih žurki – da budu nezaboravne!

Upravo o tome se radi: planiranje nezaboravnog događaja! Možete to "isprobati" na sebi: šta pamtite (posebno ako ste kod poslodavca već dugo)? Koordinacioni sastanak broj 24? Ili kompanijske žurke na kojima ste konačno mogli da popričate sa kolegama i menadžerima u opuštenijem okruženju i odlično se proveli?

Iako kompanijske zabave igraju tako važnu ulogu u profesionalnoj karijeri, planiranje takvog događaja često se obavlja usput. Ogromni zadaci koji su u to uključeni moraju se stoga izvršavati paralelno sa svakodnevnim poslovima, što je šteta, jer, kao što je pomenuto, kompanijske zabave mogu postati prave prekretnice u istoriji kompanije. Međutim, neke stvari se ne mogu promeniti; ono što možete promeniti jeste efikasno sprovođenje planiranja i, idealno, izbegavanje grešaka koje su drugi već napravili. Za to je namenjen naš članak o planiranju korporativnih događaja!

Tip proslave – šta zapravo slavimo?!

Ovo pitanje može izgledati trivijalno, ali je solidna polazna osnova za uspešno planiranje. Da li je u pitanju godišnjica kompanije, lansiranje proizvoda, timbilding događaj ili godišnja božićna zabava? Šta tačno slavimo? U zavisnosti od odgovora, mogu se doneti ključne odluke, kao što su lokacija i broj učesnika. Za timbilding događaje, na primer, često je dobro "jednostavno izaći iz kancelarije" – na kraju krajeva, razmišljanje van okvira ne funkcioniše uvek kada ste upravo u sredini tog okvira, odnosno u svojoj kancelariji ili prostorijama kompanije. Ako, na primer, treba pozvati i porodice zaposlenih, jednostavno će vam biti potrebno više prostora za aktivnosti; lansiranje proizvoda, međutim, može se proslaviti i u vašim prostorijama uz malo pripreme i kreativnosti.

Ko slavi sa kim?

U zavisnosti od prilike, možete početi sa sastavljanjem liste gostiju. Ovo treba uraditi u bliskoj konsultaciji sa svim uključenim stranama – jer nema ničeg neprijatnijeg nego da se neke osobe iz osoblja jednostavno zaborave, odnosno da ih ne pozovete. Da li bi u proslavi trebalo da učestvuju samo unutrašnji zaposleni ili i spoljni gosti? Na primer, poslovni klijenti ili porodice zaposlenih? Mesto proslave može se odabrati u zavisnosti od broja prisutnih.

Kako slavimo?

Ljudi često misle da će nekoliko čaša, tanjiri i malo zalogaja biti dovoljno – uostalom, ljudi samo žele da se okupe i proslave. Da bi takav događaj bio uspešan, verovatno će vam biti potrebna veoma iskusna "parti ekipa" – drugim rečima, to funkcioniše samo u najređim slučajevima… Bolje je da isplanirate veliki program, a zatim skratite listu aktivnosti. Ne izostavljajte nijednu ideju i, iznad svega, dajte svojoj kreativnosti potpunu slobodu:

• Slogan?
• DJ / živa muzika?
• Nastupi uživo?
• Komedijanti/voditelji/motivacioni govornici?
• Kulinarske delikatese?
• Mesto održavanja događaja?
• Karakteristike i asortiman? 

Možda bismo čak mogli da ovo pretvorimo u državni praznik sa:

• vođena tura, recimo, kroz pivaru
• rad na zajednici, recimo, na trkama na govornicama
• Dnevna šetnja sa posebnim izazovima
• Zajedničko kuvanje

Vrlo pažljivo razmislite o tome kakva zabavna programa odgovara vašim gostima. Najbolje je da se sa odgovarajućim vođama timova dogovorite šta je prikladno za koje članove osoblja. Ako planirate zabavu za spoljne goste, takođe razmislite šta bi bilo prikladno. Ukratko: sve je moguće, barem dok se ne postave budžetska ograničenja (zbog čega smo namerno stavili ovaj "poremećajni faktor" na kraj ovog članka – kao neku vrstu kočnice, da tako kažem).

Pozivajte, pozivajte, pozivajte

Iako se gotovo svi raduju božićnoj žurci – što znači da je ona uobičajeni godišnji događaj – za posebne "jednokratne" manifestacije morate malo dublje zagledati u svoj arsenal komunikacionih alata. I ovde sve zavisi od toga šta se tačno slavi. Na primer, prelepo dizajnirano pozivno poslato poštom može dati lansiranju proizvoda formalniji ton. Za timbilding događaj mogu biti dovoljni imejl, poziv na sastanak i obaveštenje postavljeno na istaknutoj lokaciji u kancelariji, na podu fabrike ili u kuhinji za kafu.

Kako da sve ovo organizujem?

Ovo nas dovodi do onoga što je zapravo najteže – ili, preciznije, dela koji se većini organizatora verovatno najviše plaši: samog planiranja! Evo jednog dobrog saveta, iako može biti i loš: možda postoje kolege kojima je ranije povereno planiranje korporativnih žurki, koji su već stekli iskustvo u tome i mogu vam ga preneti. Ne morate da počinjete ispočetka, takoreći. Ali to je ujedno i mana cele priče, jer ne biste trebali jednostavno ponovo da koristite stare šablone za planiranje onako kako jesu. Nove ideje mogu uneti svež dah u proslave – ako je, na primer, isti lokal izabran već bezbroj puta, možda je vreme za nešto novo?

Takođe se može isplatiti da unutar kompanije pitate da li postoje entuzijasti koji bi se dobrovoljno prijavili. Često su upravo oni kolege od kojih to najmanje očekujete ti koji se iznenada odazovu izazovu i sa ogromnom posvećenošću isplaniraju, organizuju, sprovedu i učine proslavu nezaboravnom.

"Ključna tačka": budžet

Na kraju krajeva, naravno, budžet je takođe ključni faktor u planiranju. Dakle, ako možete da priuštite samo stendap komičara, a nema više novca za hranu ili božićne poklone, budžet je možda pogrešno raspoređen – i vaši kolege će gotovo sigurno biti frustrirani (osim ako stendap komičar zaista nije veoma zabavan). Konsultacija sa finansijskim odeljenjem može pružiti jasnoću kao i potencijalne uštede – da li su delovi žurke, ili možda ceo događaj, poreski odbitni?

Sve u svemu, dobra priprema može uštedeti vreme, koje potom možete usmeriti direktno na prijatne aspekte planiranja: puštanje ideja i kreativnosti na volju i primanje svih pohvala i priznanja kao organizator!